Pour se simplifier la tâche au maximum et gagner du temps dans l’édition des factures de son entreprise en Midi-Pyrénées, l’utilisation d’un logiciel de facturation constitue une option particulièrement intéressante. D’ailleurs, cette démarche vous permet de limiter les erreurs de saisie comptable et d’éviter les fraudes à la TVA. Toutefois, avec le large éventail de solutions disponibles actuellement sur le marché, le choix peut se montrer parfois difficile. Ainsi, pour vous aider à bien choisir votre logiciel de facturation, cet article fait le point sur les points que vous devez prendre en compte au moment de votre décision.
Choisir son logiciel de facturation en fonction de la taille de son entreprise
Selon la taille de votre société, un outil peut s’avérer plus approprié qu’un autre pour l’établissement et la gestion de vos factures. Dès lors, si vous dirigez une TPE ou une petite entreprise, un logiciel de devis-facturation suffit. En fonction de votre activité, une solution assortie de fonctions comptabilité et gestion de stocks peut même se révéler indispensable.
D’un autre côté, si vous vous trouvez à la tête d’une PME, d’une ETI ou d’une grande entreprise, vous devez opter pour un logiciel ERP. Cet outil intègre en effet de nombreuses fonctionnalités utiles en plus de la facturation. À l’instar de la fonction comptabilité, des modules de gestion commerciale, relation client…
L’ergonomie, un critère essentiel à considérer lors du choix de son logiciel de facturation
Il va sans dire que la facilité de prise en main et d’utilisation représente un élément déterminant dans le cadre de la sélection de votre logiciel de facturation. Effectivement, cet outil doit présenter une interface simple, claire et intuitive tout en offrant une navigation fluide à son utilisateur. C’est d’autant plus important si ce dernier ne possède pas de connaissances poussées en gestion et en informatique. En fait, le mieux, c’est de miser sur une solution de facturation qui ne nécessite qu’une ou deux heures de formation pour permettre à son utilisateur de découvrir l’ensemble de ses fonctionnalités et de la maîtriser.
Les fonctionnalités et options de personnalisation disponibles
Pour déterminer le logiciel de facturation qui répond le plus aux besoins de votre entreprise et de votre activité, vous devez vous appuyer sur les fonctionnalités mises à votre disposition. Votre outil doit notamment vous aider dans la gestion de vos clients, paiements, impayés, factures et devis. Il se doit de faciliter autant que possible votre tâche en automatisant certains processus.
En outre, parce que vos factures représentent votre entreprise, elles doivent être à l’image de celle-ci. La solution de facturation que vous devez choisir doit alors présenter des options de personnalisation :
- Ajout du logo de la société
- Modification du type et de la taille de police utilisée
- Mise en page aux couleurs de l’entreprise
- Etc.
Pour aller encore plus loin, vous pouvez privilégier un logiciel qui vous permet d’éditer et d’enregistrer différents modèles de factures. Cela vous permet par exemple d’utiliser des factures bien définies suivant le type de client (particulier ou professionnel), de produit commercialisé, de service fourni…
Vers quel type de logiciel de facturation se tourner ?
Vous avez deux options pour le choix de votre logiciel de facturation. D’une part, vous pouvez pencher pour une solution dite « On premise » directement implantée dans votre système informatique. Ce type d’outil de facturation vous promet une sécurité optimale pour vos données. Par contre, il requiert régulièrement des mises à jour. En plus, vous ne pouvez pas y accéder à distance.
D’autre part, vous avez tout à fait la possibilité de vous tourner vers un logiciel en mode SaaS ou en cloud pour vos travaux de facturation. Innovant et accessible à tout moment, cet outil en ligne a le grand avantage de bénéficier de mises à jour automatiques. Hébergé généralement sur des serveurs sécurisés, il permet également d’effectuer un rapprochement bancaire. Autrement dit, il peut être synchronisé avec le compte en compte de l’entreprise ou de l’entrepreneur. Cela vous permet surtout de vous simplifier la tâche en ce qui concerne la gestion de votre trésorerie.
Néanmoins, si vous optez pour une solution de facturation online pour votre société, vous devez vérifier attentivement :
- Le lieu d’implantation des serveurs qui hébergent vos données
- Les engagements de l’éditeur du logiciel en termes de sécurité des données
Quoi qu’il en soit, pour le choix du type d’outil de facturation adapté à votre entreprise, tout dépend de vos préférences et vos exigences.
Miser sur un logiciel de facturation conforme à la loi antifraude
Vous n’êtes sûrement pas sans savoir que depuis l’entrée en vigueur de la loi antifraude le 1er janvier 2018, vous devez utiliser un logiciel de facturation conforme aux normes en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. D’ailleurs, même si en raison de votre statut professionnel, vous n’êtes pas soumis à cette obligation légale, il s’avère toujours judicieux de privilégier une solution certifiée antifraude TVA, LNE ou NF-525. En principe, l’éditeur du logiciel doit vous remettre une attestation de conformité au moment de l’acquisition de votre outil.
Attention ! En cas de contrôle de l’Administration fiscale, si vous ne présentez pas le certificat de conformité de votre logiciel de facturation, vous encourez jusqu’à 7 500 € d’amende. D’ailleurs, si vous utilisez plusieurs outils, cette sanction pécuniaire s’applique pour chaque solution concernée. Vous devez alors régulariser votre situation dans les 60 jours suivant ce constat. Dans le cas contraire, cette peine s’applique de nouveau, sans compter les risques de redressement fiscal.
Choisir un outil de facturation gratuit ou payant ?
Si le coût constitue un critère important à prendre en considération lors du choix de votre logiciel de facturation, vous ne devez pas vous baser principalement sur cet élément. Effectivement, le tarif détermine généralement les fonctionnalités proposées. Ainsi, en optant pour un outil gratuit, vous vous retrouvez avec des fonctionnalités limitées. Cette option n’est pas nécessairement l’idéal si votre activité demande des fonctions spécifiques. D’où l’intérêt de se décider pour une solution payante, mais complète. Tout dépend ensuite de votre budget, de vos besoins et de vos attentes.
En tout cas, outre les points développés ci-dessus, vous devez également tenir compte d’un autre élément essentiel pour la sélection de votre logiciel de facturation. Il s’agit de la qualité du service client mis en place par l’éditeur de l’outil. Est-il réactif ? Peut-il vous aider à résoudre les éventuels problèmes en temps réel ? Pour savoir si vous pouvez profiter d’un bon support en cas de besoin, vous devez bien entendu vous renseigner sur internet (forums, sites spécialisés…).
Après avoir fait le point sur les critères cités dans cet article, vous n’avez plus qu’à comparer les solutions disponibles sur le marché. Sellsy, Factomos, Zervant, Evoliz…, le choix ne manque d’ailleurs pas.
