Il existe une grande offre diversifiée en matière de logiciels comptables. Les startups, les PME et les TPE éprouvent des difficultés à faire un choix judicieux. En effet, le choix du logiciel de comptabilité constitue une décision importante de la vie d’une société. Il apporte un gain considérable en efficacité. Comment peut-on faire pour s’y retrouver ? Quels sont les critères qu’il faut prendre en considération pour effectuer un bon choix ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Le logiciel comptable est une application utilisée par les TPE, les PME et les startups pour pouvoir tenir leur comptabilité et surtout automatiser l’ensemble des tâches comptables. Il assure la centralisation des données comptables d’une entreprise au sein d’un outil unique et rationalise dès lors les processus. Il prend en compte les différents aspects de la comptabilité d’une entreprise. Il s’agit entre autres des entrées/sorties, de la génération d’écriture comptable, de la préparation et de la gestion du budget, de la gestion des comptes et des balances, de la production des journaux et du Grand Livre. Le logiciel de gestion s’occupe également des devis, de la facturation, de la gestion des fournisseurs, de la liasse fiscale, de la gestion des immobilisations, et autres. Avec un tel logiciel, on obtient un meilleur suivi de la comptabilité en prenant appui sur les indicateurs de performance et les tableaux de bord. Il faut noter que certains logiciels de comptabilité n’intègrent pas systématiquement tous les aspects de la comptabilité.
Les avantages d’un bon logiciel comptable
Le logiciel comptable permet de professionnaliser la gestion comptable. Il aide à accéder au stade supérieur de la gestion. Les avantages du logiciel de comptabilité sont indéniables. On note une certaine traçabilité et centralisation des données financières, une diminution des risques d’erreurs provenant souvent de la saisie manuelle, une rationalisation des différents processus et une conformité légale. Le logiciel comptable garantit une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise. Il constitue une vraie aide à la prise de bonnes décisions stratégiques. L’automatisation des processus est gage d’un certain gain de temps non négligeable. Le logiciel comptable n’est point incompatible avec le service d’un expert-comptable. Le comptable a accès aux données intégrées dans le logiciel en ligne pour finaliser la comptabilité de l’entreprise. Il permet de planifier de façon aisée la stratégie de la société. Les mises à jour sont automatiques, qu’elles soient légales ou fonctionnelles.
La checklist préalable des questions importantes avant tout choix
Ces questions sont d’ordre général et spécifique. Certaines ont rapport avec l’entreprise et d’autres constituent les caractéristiques recherchées sur le logiciel comptable. Les questions d’ordre général concernent le secteur d’activité, la taille et le budget de l’entreprise, l’existence ou non d’un expert-comptable au sein de l’entreprise, les devises retenues dans les comptes, le système d’exploitation qui est utilisé. Les questions spécifiques concernant le logiciel comptable sont le type de logiciel recherché (Logiciel de comptabilité générale ou un logiciel plus complet) et les modules additionnels. Plusieurs caractéristiques doivent être vérifiées avant de procéder au choix du logiciel comptable. Il s’agit de :
- l’ergonomie du logiciel comptable ;
- le nombre d’utilisateurs ;
- le niveau d’expertise ;
- l’assistance proposée ;
- la localisation des données comptables ;
- les différents services à la carte ;
- l’existence ou non de la synchronisation bancaire ;
- l’intégration avec les app tierces ;
- le niveau de protection des données comptables ;
- les certifications ;
- entièrement cloud ou non
- la mise à disposition d’une application mobile ou non ;
- les modèles d’écriture paramétrables
- l’accès ou non aux droits variables à tous les users ;
- la localisation des données ;
- le partenariat existant avec l’ordre des comptables ;
- les services à la carte ;
- l’engagement ;
- etc
Ces questions sont assez édifiantes dans le choix du logiciel de comptabilité.
Un choix en rapport avec le type d’entreprise
C’est d’ailleurs le critère principal de choix du logiciel comptable. Il existe plusieurs types de logiciels qui ont un rapport étroit avec le profil de chaque entreprise. Pour le compte d’une TPE ayant un expert-comptable, il est recommandé d’avoir un logiciel comptable simple avec des fonctionnalités de base sur la facturation, la tenue de la comptabilité et les devis. Les sociétés qui génèrent en interne leur comptabilité peuvent se tourner vers les logiciels complets avec tout le processus comptable. Les PME ainsi que les grandes sociétés qui ont recours à un ERP se servent mieux d’un logiciel comptable capable de centraliser toutes les données comptables. Il en existe sur-mesure permettant de couvrir les besoins spécifiques. Les entreprises exerçant dans des secteurs spécifiques doivent utiliser des logiciels comptables adaptés à leurs métiers. C’est le cas par exemple des logiciels comptables de bâtiment ou de la restauration.
L’essai avant le choix
La majorité des logiciels comptables disposent d’une version gratuite. Elle est sans engagement et permet de réaliser des tests durant 30 jours. Dès que la liste des logiciels comptables envisagés est établie, il faut procéder aux essais gratuits non seulement pour se familiariser avec l’outil ainsi que ses fonctionnalités mais détecter au plus tôt les contraintes liées à son usage. On peut être au fil des 30 jours d’essai gratuit plus à l’aise avec un logiciel comptable plutôt qu’un autre. On maîtrise mieux certaines ergonomies telles que la présentation des rapports et des tableaux de bord que d’autres. Il faut noter que des comparateurs en ligne aident à affiner le choix. À titre d’exemple, on peut citer Appvizer, le comparateur ERP et le comparateur Sage – Ciel – EBP – cegid. Avec un bon logiciel comptable dans une entreprise, la comptabilité devient plus agréable.
L’option des logiciels comptables gratuits
En ligne, il n’est pas rare de dénicher de très bons logiciels comptables gratuits. Ils peuvent non seulement suffire à répondre à tous les besoins mais procurer les avantages indéniables de cet outil d’aide à la décision. Les logiciels gratuits conviennent d’ailleurs aux PME, TPE et aux startups. Leur gratuité constitue un argument de poids au cas où ils proposent la majorité des fonctionnalités exigées. C’est une option économique pour les entreprises. Néanmoins, il faut faire preuve de prudence dans le choix des logiciels gratuits en ligne. Certains logiciels dits gratuits sont à des coûts cachés. Ils ont des options payantes pour être plus complet, des exigences de formation pour assurer une bonne prise en main, l’exigence de frais pour avoir un nombre de dossiers supplémentaires payants, le niveau de sécurité des données comptables collectées, le niveau d’accès et autres. Un logiciel en apparence gratuit peut s’avérer par la suite plus coûteux qu’une solution pro. Il est recommandé d’être assez attentif dans le choix du logiciel comptable.
