L’émergence du numérique révolutionne la gestion des différents organismes, dont les associations. De nombreux choix de logiciels s’offrent d’ailleurs pour répondre aux besoins de ces structures selon l’étendue de leurs activités. Mais quels sont les avantages d’un logiciel pour association ? Comment trouver l’outil adapté à son mode de gestion ? Quels sont les logiciels proposant des solutions de gestion gratuites ? Les détails.
Pourquoi recourir à un logiciel pour la gestion d’une association ?
Pour assurer le bon fonctionnement de l’association, les responsables et les bénévoles au sein de l’organisme doivent accomplir de multiples tâches quotidiennes. En effet, diverses opérations sont à prendre en charge depuis l’adhésion d’un nouveau membre jusqu’à l’organisation des activités. La gestion manuelle demande cependant un important investissement, que ce soit en matière de coût ou de temps.
Les logiciels pour associations sont conçus pour alléger ces différentes tâches. Ils permettent de dématérialiser et d’automatiser la gestion des adhérents, le suivi des membres et des dons, l’organisation des évènements, etc. L’utilisation d’un logiciel offre aux associations plusieurs avantages dont :
- La numérisation des documents
- La simplification des démarches d’adhésion
- La centralisation des données
- L’accès à des outils statistiques pour une meilleure prise de décision.
Mieux encore, un logiciel gratuit constitue une excellente alternative pour gagner du temps dans la gestion d’une association et optimiser ses budgets.
Logiciel pour association : quelles sont les fonctionnalités indispensables ?
Chaque organisme possède ses propres besoins pour gérer efficacement une association. Ainsi, la prise en compte des fonctions et des paramètres inclus dans le logiciel constitue un point crucial, outre sa gratuité.
La gestion des adhésions et des membres
Lorsqu’une association accueille un adhérent, elle collecte un certain nombre d’informations et reçoit son droit d’adhésion. Pour faciliter cette procédure, le logiciel doit inclure une fonction d’inscription en ligne et un outil de création de formulaires. Il doit également permettre de configurer les modalités d’adhésions, de collecter et de suivre les cotisations, ou encore, de mettre à jour en temps réel la liste des membres de l’association. La garantie de la confidentialité des données relatives aux membres est, par ailleurs, un élément important à considérer.
La gestion des dons
La collecte de dons fait aussi partie des principales activités d’une association. Recourir à un logiciel qui facilite cette opération est alors impératif. Pour cela, les logiciels pour association peuvent proposer des fonctions telles que :
- La mise en place d’une page de campagne de dons en ligne ;
- La communication des campagnes de dons à travers les réseaux sociaux, par emailing ou sur le site de l’association ;
- L’intégration automatique des données relatives aux dons reçus dans la comptabilité.
L’organisation des évènements et des billetteries
Sources de financement des associations, les évènements sont incontournables aux activités d’un tel organisme. Le logiciel choisi doit donc disposer d’une fonctionnalité pour simplifier leur organisation et la gestion des billetteries. Il peut, par exemple, inclure la création d’une page dédiée aux prochains évènements, la personnalisation des billets, la configuration du nombre de participants, des tarifs, des réductions, des modes de paiement, etc. Certains logiciels offrent la possibilité de suivre en temps réel l’évolution des inscriptions à un évènement à venir.
La comptabilité
L’association peut avoir besoin d’un logiciel intégrant un module comptabilité. Il est conseillé de tenir compte de ses obligations comptables afin de sélectionner un logiciel qui facilitera les différentes opérations. L’outil de gestion peut servir, par exemple, à gérer les cotisations et les dons, éditer des reçus, saisir les écritures comptables, assurer le suivi de la trésorerie, émettre les états financiers, etc.
La communication
Un logiciel pour association permet d’assurer une meilleure communication, que ce soit en interne ou pour faire connaître son organisme. D’une part, il s’agit d’un outil pour mutualiser les efforts et renforcer les liens entre les membres. Le support peut être sous forme de mailings ou de newsletters, avec une option de gestion des contacts des membres et des donateurs. D’autre part, si l’association prévoit de créer son site web, la sélection d’un logiciel incluant cette option permet de concevoir un site sans avoir à passer par une agence digitale.
Quel logiciel gratuit choisir pour gérer son association ?
Pour accéder à un logiciel sans abonnement, les associations peuvent opter pour l’un de ces logiciels entièrement gratuits ou proposant des formules gratuites.
HelloAsso
Cette plateforme de paiement en ligne permet aux associations de collecter les adhésions et les dons en ligne. HelloAsso propose également un outil de création d’évènements et de campagnes de crowdfunding. Elle inclut diverses fonctionnalités, entre autres :
- La création de formulaires personnalisés ;
- Le suivi des paiements en ligne en temps réel ;
- L’exportation des données pour la comptabilité ;
- L’envoi de mails de confirmation automatiques.
L’accès aux services de la plateforme est totalement gratuit. HelloAsso limite cependant le mode de paiement en ligne à un seul choix : la carte bancaire. Elle exclut aussi le suivi de l’activité des membres et l’ajout manuel de nouveaux membres.
HubSpot
Ce CRM propose une version 100 % gratuite qui comporte notamment des fonctionnalités marketing telles que les emailings, les outils de conversion de leads (formulaires, pop-up, etc.), les landing pages, le chat en direct et la création de publicités. HubSpot offre un nombre illimité d’utilisateurs et de contact ainsi que des options de suivi des demandes d’adhésion et d’émission de rapports personnalisés.
AssoConnect
Le logiciel AssoConnect est l’un des outils de gestion d’association les plus complets. Il permet de gérer un grand nombre de tâches telles que :
- La gestion des adhésions et des membres ;
- La création d’appels aux dons ;
- La comptabilité ;
- La conception et la gestion de site web.
Il est toutefois à noter que la formule gratuite d’Assoconnect inclut uniquement la gestion des collectes et des paiements de l’association. Pour bénéficier des autres modules, un abonnement au forfait Tout-en-un, au pack Comptabilité ou encore au pack Communication sera nécessaire.
MaCotisation
Proposant un forfait gratuit pour les petites associations de moins de 50 contacts, MaCotisation est une solution de paiement en ligne des cotisations. Les associations peuvent utiliser ce logiciel pour gérer les adhérents et encaisser les versements en toute facilité. Cet outil est apprécié pour son interface ergonomique et intuitive. Un abonnement mensuel est à prévoir pour accéder à la version incluant un module comptabilité.
