L’extrait Kbis est le seul document officiel à jour qu’une entreprise immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) doit posséder. Assimilable à la carte d’identité, il représente l’état civil à jour de toutes les entreprises immatriculées au RCS, contient tous les renseignements que chaque entreprise doit déclarer et comporte, le cas échéant, plusieurs mentions notifiées par le greffier en charge de la tenue dudit registre. L’objectif principal du RCS est de mettre à la disposition du public toutes les informations nécessaires qui s’y trouvent, tout individu a le droit de réclamer et d’obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise auprès du greffe concerné.
Qu’est ce que l’extrait KBIS ?
L’extrait Kbis est une preuve de l’existence de l’entreprise sur le plan juridique et cette information fait foi. C’est par conséquent l’unique document officiel attestant de l’identité et de la localisation de la personne (morale ou physique) immatriculée, son administration, activité, les organes de direction, contrôle ou gestion, ainsi que l’existence ou pas d’une procédure collective déclenchée contre elle. L’extrait Kbis demandé, pour être opposable, dans la majorité des cas, doit dater de moins 3 mois.
Ce document authentique qu’est l’extrait Kbis vient confirmer les informations inscrites auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Grâce à ce document, vous avez l’adresse et l’identité de la personne morale ou physique immatriculée, son secteur d’activité, sa vitalité ou la procédure collective déclenchée contre elle.
L’importance d’une carte d’identité pour les entreprises
On utilise l’extrait Kbis lorsqu’il s’agit des personnes morales et l’extrait K pour les personnes physiques. Ce document n’est délivré que par le greffe du Tribunal de Commerce, à condition d’en faire la demande. Le document officiel faisant foi d’une personne immatriculée peut servir lors :
- de la candidature à un appel d’offres public,
- de l’ouverture de compte auprès des banques,
- de l’achat de matériels professionnels chez des distributeurs.
Dans la majeure partie des cas, le document à proposer doit avoir une validité inférieure à 3 mois. Si la période est dépassée, il est important de réclamer un nouvel extrait Kbis chez le greffe du Tribunal de commerce en question. Rappelez-vous bien, il n’y a que le document demandé chez le greffe, établi et signé par le greffier du Tribunal de Commerce qui est valide pour toutes ces démarches administratives.
C’est le seul document officiel sur lequel on peut lire les informations que l’entreprise doit déclarer. En d’autres termes, l’extrait Kbis est un condensé de toutes les informations clés des entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés :
- nom du greffe d’immatriculation ;
- raison sociale,
- sigle,
- enseigne ;
- numéro d’identification ou SIREN ;
- forme juridique ;
- montant du capital social et devise ;
- durée de la société ;
- adresse du siège,
- date de constitution ;
- code NAF ;
- activité détaillée ;
- adresse de l’établissement principal ;
- fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du principal dirigeant, des commissaires aux comptes et des administrateurs.
Les informations de l’extrait Kbis sont fiables à la date de délivrance. Chaque fois que le Tribunal de commerce prend une mesure en matière de procédure collective, notamment le redressement, les procédures de sauvegarde et la liquidation judiciaire, celle-ci est aussi rapportée à l’extrait Kbis de l’entreprise.
Obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise
La réclamation de l’extrait Kbis de toute entreprise s’effectue soit en ligne soit sur place. Le coût du service dépend de la méthode de transmission choisie. Pour le retrait de l’extrait K ou Kbis, le retrait depuis le bureau du greffe est de 2,82 €, l’envoi par courrier est de 3, 91 €, la transmission par internet (ou envoi par courriel) est de 3,53 €. La demande du certificat relatif à l’existence d’une procédure collective à retirer sur place au greffe coûte 1,42 €, l’envoi par courrier est de 2,51 €, et la transmission par internet est 3,53 €.
Vous pouvez commander vos documents officiels comme l’extrait K ou Kbis sur Infogreffe. Afin de réclamer un exemplaire actualisé de la situation d’une entreprise, rendez-vous sur le site officiel chargé de la diffusion de l’information juridique et économique sur les entreprises pour le compte des greffes des Tribunaux de commerce français. L’extrait Kbis reçu fait foi pour toute démarche administrative dans les 3 mois qui suivent sa délivrance et sa signature par le greffier.
Recevoir périodiquement l’extrait Kbis
Infogreffe peut si vous en faites la demande envoyer dans un intervalle régulier l’extrait Kbis d’une entreprise. Rendez-vous dans la zone de commande de l’extrait Kbis, puis cochez la case « Courrier », indiquez ensuite la durée en moi entre deux envois et le nombre de fois que cette opération dure. La durée maximale pour les envois périodiques est fixée à 2 ans. Une fois validé, vous recevrez automatiquement par courrier votre extrait Kbis, selon la période définie.
Par défaut, l’envoi s’effectue par courrier postal à l’adresse définie sur votre profil, toutefois vous pouvez indiquer une adresse différente lors de la commande ou durant la période d’envois répétitifs. Dans cette optique, la modification s’applique à tous les envois suivants la modification.
Supposons que votre souhait est de recevoir au début de chaque trimestre un extrait de Kbis de votre entreprise sur une période de deux ans. Vous allez recevoir pendant 8 trimestres consécutifs un exemplaire d’extrait Kbis en plus de l’envoi du jour où vous passez la commande. Le tarif d’envoi des extraits RCS est réglementé ainsi : 2,82 € + 1,26 € de frais d’envoi.
Quels types d’entreprises peuvent solliciter l’envoi périodique d’extrait Kbis ?
Commerçants, sociétés, sociétés civiles et GIE immatriculés au registre du commerce et des Sociétés, tous greffes confondus peuvent réclamer l’envoi périodique de l’extrait Kbis via Infogreffe. Certaines corporations ne peuvent bénéficier de ce même privilège. Il s’agit principalement : des entreprises radiées, des sociétés qui ont déposé leurs statuts et ne sont pas encore immatriculées au RCS, des entreprises sous le coup d’une liquidation judiciaire, des entreprises non reprises en informatique (avec un dossier sommaire). Lorsque vous vous abonnez à Infogreffe et que vous réclamez l’envoi périodique pour votre entreprise, les envois vont automatiquement s’arrêter lors de la radiation ou en cas d’ouverture d’une procédure de liquidation judiciaire touchant l’entreprise.
Contrôler l’envoi périodique vous pouvez à tout moment contrôler les paramètres de l’envoi périodique de votre extrait Kbis (date d’envoi prévisionnel, date d’envoi effectif suivi de la référence de la commande adéquate). L’interface de contrôle vous aide à modifier les coordonnées de livraison comme l’adresse postale ou l’email pour tous les envois périodiques. Le suivi de l’envoi périodique est accordé à tous les abonnés d’Infogreffe à partir de leur compte dans la partie « Mes envois périodiques ». Cette astuce permet au membre de la plateforme d’avoir accès à la liste des entreprises pour lesquelles vous avez sollicité l’envoi périodique de l’extrait Kbis et les détails d’envoi pour chaque entreprise.
